Organização do trabalho: veja como ter mais produtividade

Organização do trabalho: veja como ter mais produtividade

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A organização do trabalho é um dos pilares de um escritório produtivo, como vamos provar para você ao longo deste artigo.

Se ainda está preso no universo operacional, está mais do que na hora de mudar de estratégia e começar a implementar processos, métodos e ferramentas.

Só assim sua empresa terá chances de crescer e se destacar no mercado contábil. 

Quer ver como a organização do trabalho faz diferença no seu negócio?

Então, acompanhe os tópicos e aproveite as nossas dicas e informações valiosas. 

Importância da organização do trabalho

A organização do trabalho é um dos pontos-chave para aumentar a produtividade e abrir caminho para o crescimento de uma empresa.

Nesse caso, não estamos falando só de um ambiente organizado, mas de processos muito bem definidos e de um fluxo de trabalho coerente.

De acordo com um estudo da consultoria Unit4, publicado na IT Chronicles em 2018, a falta de organização e excesso de tarefas repetitivas custam mais de US$ 5 trilhões para as empresas anualmente.

O relatório também mostra que os colaboradores passam cerca de 69 dias por ano ocupados apenas com tarefas administrativas – tempo que poderia ser usado em funções mais estratégicas.

Você pode imaginar como isso se aplica a um escritório de contabilidade, certo?

Com tantos clientes para atender, documentos e processos, a organização é primordial para seguir na direção certa e otimizar o tempo dos colaboradores.

Em uma empresa organizada, cada minuto é usado para atingir os objetivos do negócio, e as equipes sempre sabem quais os próximos passos e onde devem focar sua energia. 

Quando há problemas com a organização do ambiente de trabalho? 3 situações 

Vários problemas podem ficar no caminho da organização no ambiente de trabalho e atrapalhar seus objetivos. 

Vamos exemplificar com três situações comuns:

  1. Quando a liderança não está 100% comprometida e falha em delegar tarefas e organizar o fluxo de trabalho da equipe
  2. Caso a empresa não tem uma estrutura organizacional clara e há muitos gargalos entre os processos, causando erros, falhas de comunicação e atrasos
  3. Quando faltam métodos, tecnologias e ferramentas para organizar o trabalho e mensurar a produtividade. 

Se você se identificou com alguma delas, precisa urgentemente pensar na organização do trabalho e recolocar sua empresa na rota de crescimento. 

Benefícios da organização do trabalho

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Você vai se convencer sobre a importância da organização do trabalho quando se der conta dos benefícios.

Veja uma lista com os mais importantes:

  • Otimiza a sua rotina de trabalho com processos padronizados e fluxos inteligentes 
  • Permite maior controle na gestão do tempo e produtividade
  • Engaja e motiva a equipe, graças à facilidade em identificar metas e tarefas no dia a dia, além dos recursos disponibilizados para cumprir cada função
  • Possibilita melhores resultados para o negócio como um todo, desde as entregas por área até o desempenho financeiro. 

Como organizar melhor o trabalho? 5 Dicas essenciais

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Agora que você entendeu a importância da organização do trabalho, pode aproveitar melhor as nossas dicas. 

Veja como se organizar com sucesso.

1. Crie processos

A base da organização do trabalho é a criação de processos para cada área da empresa.

Por exemplo, você precisa ter um processo padronizado para abrir um pedido ou ordem de serviço na empresa no setor comercial e, em seguida, transmitir essa informação ao estoque, expedição e financeiro. 

É muito importante seguir esses protocolos para manter os padrões do negócio e evitar erros que podem custar caro. 

2. Distribua responsabilidades

Ter um trabalho bem organizado significa distribuir as responsabilidades de forma eficiente, delegando tarefas para os colaboradores certos.

A dica é evitar a concentração de tarefas no gestor e dar mais autonomia às equipes para que tomem a iniciativa dentro da empresa. 

3. Identifique e corrija os gargalos

Toda empresa tem seus gargalos, que são limitações, sobrecargas e falhas em processos. 

Para ter uma organização eficaz, é fundamental que você mapeie os processos e encontre essas falhas o quanto antes, para que dê tempo de corrigi-las. 

4. Use métricas de desempenho

As métricas de desempenho são indispensáveis em qualquer empresa organizada.

Com elas, você consegue mensurar o andamento dos processos e identificar se as metas estão sendo alcançadas – ou se é preciso fazer correções. 

Alguns exemplos de métricas são a lucratividade, receita por funcionário, negócios fechados por vendedor, atendimentos ao dia, propostas enviadas e outras. 

5. Use soluções tecnológicas

As soluções tecnológicas têm um papel importantíssimo na organização do trabalho, pois é praticamente impossível gerenciar uma empresa de forma manual. 

Para começar, é preciso ter um sistema ERP (Enterprise Resource Management) para centralizar as informações do negócio e integrar todas as áreas.

Ferramentas que podem te ajudar a ter organização do trabalho

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Não faltam ferramentas que ajudam empresas a melhorar a organização do trabalho. 

No caso do escritório de contabilidade, um sistema contábil é ideal para automatizar tarefas e agilizar rotinas. 

Com um único software, é possível cadastrar clientes, gerenciar contratos e documentos, emitir notas fiscais, automatizar cálculos, entre outras funções essenciais.

Além disso, existem várias ferramentas de gestão de tarefas e projetos disponíveis no mercado.

Livros sobre organização do trabalho

Para fechar este conteúdo, vamos compartilhar algumas indicações de livros sobre organização do trabalho que podem transformar seu negócio.

Acompanhe a lista:

Conclusão

Elaboramos este artigo para dividir com você a importância da organização do trabalho – e esperamos que esse objetivo tenha sido alcançado.

Com um escritório organizado, você tem muito mais chances de alavancar seu crescimento e vencer a concorrência. 

Se quiser ir mais a fundo, recomendamos que participe do curso Como tornar a Contabilidade um negócio extremamente lucrativo, que traz todas as fórmulas e metodologias que o contador de sucesso necessita. 

E então, está pronto para organizar melhor o trabalho na sua empresa?

Lembre-se de que a Patrimonium Thinking está aqui para apoiar sua evolução. 

Márcio Bento

Contador, CEO da Patrimonium Contabilidade, fundada em 2011. Já atendeu mais de 1.000 clientes em 23 estados, com 15 anos de experiência na área.

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