Home Office na Contabilidade: benefícios, desafios e dicas -

Home Office na Contabilidade: benefícios, desafios e dicas

Home Office na Contabilidade: benefícios, desafios e dicas

O home office na contabilidade parece ter vindo para ficar.

Afinal, o que já era uma tendência, se transformou em realidade no ano de 2020.

Com a pandemia do novo coronavírus, mais e mais escritórios e contadores se viram diante da exigência do trabalho remoto.

E não há outra forma de encarar esse cenário se não a partir de uma habilidade moderna e muito exigida dos profissionais atualmente: a adaptabilidade.

Ou seja, você precisa adaptar sua rotina, seus recursos e a própria estrutura de trabalho para um ambiente novo.

O que antes era o lar, vira também um espaço profissional.

Você acredita estar preparado?

Conhece os desafios envolvidos?

E os benefícios do home office na contabilidade, sabe quais são?

Ao longo deste texto, falo sobre isso e ainda trago uma série de dicas úteis.

Siga acompanhando!

O que é home office?

Como o próprio nome diz, home office é o trabalho em casa.

Ou seja, em vez de o profissional se deslocar até a sede da empresa, ele recebe acesso remoto às informações para que possa atuar em sua própria residência.

Desse modo, as reuniões, a comunicação e os processos são realizados por videoconferências, e-mails e demais ferramentas que dão suporte tecnológico para esse fim.

Benefícios do home office na contabilidade

O contador em home office tem diversas vantagens: da economia de tempo com os deslocamentos até o ganho com mais qualidade de vida.

Separei para você os principais benefícios do trabalho remoto na contabilidade. 

Acompanhe!

Economia do espaço físico

Para as empresas, o primeiro ponto positivo é a economia do espaço físico.

Isso porque o contador atua usando a estrutura da sua própria residência.

Assim, você economiza com infraestrutura, como o aluguel de escritórios e salas de reunião.

Esse aspecto ainda é interessante no sentido de que a empresa pode ampliar o número de ofertas de emprego e, consequentemente, sua produtividade e competitividade no mercado.

Otimização de recursos

O segundo ponto positivo do home office na contabilidade é a otimização dos recursos.

Ou seja, água, luz, materiais de escritório, mão de obra (recepcionistas, seguranças, entre outros) e até o cafezinho sofreram cortes dos custos.

Com isso, a empresa pode destinar esses recursos para investir em ações para a melhoria do negócio ou mesmo aumentar a sua margem de lucro.

Mais foco no trabalho

Em casa, o contador pode gerenciar seu tempo para se dedicar às atividades profissionais quando se sentir mais disposto para produzir.

Além disso, sem o estresse do trânsito e de grandes deslocamentos, as tarefas são feitas com mais zelo, minimizando erros que poderiam ser causados pelo cansaço.

Home office para contadores: passo a passo para adaptar seu escritório

Home office para contadores: passo a passo para adaptar seu escritório

Para ter sucesso no trabalho home office, é preciso fazer um planejamento para se adequar à nova realidade.

Isso porque, mesmo depois da pandemia, muitas empresas devem optar por deixar parte da equipe em casa, justamente pelos motivos já citados, como otimizar os recursos e elevar a capacidade de produção.

Pensando nisso, preparei o passo a passo a seguir para você adequar as rotinas do escritório ao home office.

Comece pela preparação interna

O primeiro passo é comunicar formalmente a equipe sobre a decisão e dar as orientações iniciais.

A disponibilização de equipamentos, como computador e telefone, também é importante, assim como considerar uma ajuda de custo para os funcionários em home office.

Em seguida, oriente todos os colaboradores a escolher um espaço adequado para o trabalho em casa, com atenção especial à ergonomia.

Ceda mesas e cadeiras da empresa, se precisar.

Além disso, é essencial atentar à saúde mental e à inteligência emocional da equipe, para que eles possam exercer da melhor maneira suas funções, mesmo sem um monitoramento presencial.

Mapeie os processos-chave e seus responsáveis

A rotina fora do escritório pode deixar os colaboradores um pouco desorientados – isso é normal em qualquer processo de adaptação.

Por isso, mapeie as atividades fundamentais e delegue os respectivos responsáveis.

Faça esse alinhamento com a equipe e mantenha reuniões periódicas por videoconferência.

Assim, será possível definir as prioridades e fazer um cronograma de o que deve ser feito com mais ou menos urgência.

Dessa forma, nenhuma tarefa fica em atraso, o que também é importante para garantir a qualidade do trabalho e evitar erros nos processos.

Cuide da segurança da informação

Fora do ambiente monitorado do escritório, é preciso criar mecanismos para garantir a confidencialidade dos dados.

Oriente os colaboradores a criar senhas para os arquivos e documentos online, evitando compartilhá-los.

É indicado reforçar as orientações quanto às diretrizes de confidencialidade de dados da companhia.

Afinal, contadores trabalham com informações de diversas empresas e clientes, e o sigilo é fundamental para o exercício da profissão.

Crie uma agenda de reuniões

Como já mencionei, os profissionais podem se sentir perdidos com a mudança para o trabalho em casa.

Para garantir o alinhamento da equipe, mantenha reuniões constantes com o time.

Desse modo, fica mais fácil identificar as dificuldades individuais e em grupo, e trabalhar para solucioná-las da melhor maneira.

Liste os impactos da mudança para os clientes

Internamente, faça um levantamento junto com a equipe dos possíveis impactos da mudança para o trabalho home office. 

Quais serão as perdas e os ganhos? Como minimizar os pontos negativos?

Com base nessas informações, é viável criar um plano de ação.

Comunique os clientes

Com a equipe instalada e alinhada, comunique formalmente os clientes sobre a mudança.

É importante ressaltar o compromisso com a qualidade dos serviços prestados e colocar a empresa à disposição para possíveis adequações que se façam necessárias.

Desafios do home office para os contadores

Desafios do home office para os contadores

Adequar-se à rotina do trabalho remoto pode não ser uma tarefa das mais fáceis.

Abaixo, listei quais são os principais desafios do home office para contadores e como superá-los.

Manter a rotina de cuidados

O primeiro desafio é manter a rotina de cuidados pessoais, como zelar por uma boa alimentação, praticar exercícios físicos e ter um bom período de sono.

Também é necessário ter atenção ao convívio familiar e aos relacionamentos.

Preservar o equilíbrio emocional diante de tantos desafios e mudanças pode ser um ponto de alerta, por isso, oriente os colaboradores a procurar ajuda se for preciso.

Além disso, muitos profissionais têm dificuldade para se manter disciplinados com a autonomia que o home office oferece.

Logo, é fundamental orientá-los a planejar uma rotina estruturada para vencer essa questão.

Dar atenção à equipe

A atuação em home office exige monitoramento e atenção da gestão, mesmo que a distância.

Marque videoconferências individuais e em grupo para verificar o andamento das atividades e como as pessoas estão se adaptando à rotina de trabalho em casa.

Lembre que o “novo normal” chega de maneiras diferentes para cada perfil de pessoa.

Portanto, é preciso ter empatia nesse momento para garantir o engajamento do time.

Informar os clientes

Estabeleça um cronograma de comunicação com os clientes para informá-los das atividades e de outros assuntos que possam ser relevantes.

Isso os deixará menos ansiosos e mais seguros quanto aos serviços prestados.

Oferecer apoio imediato

O que a sua empresa pode fazer neste momento para facilitar a vida dos clientes, parceiros e funcionários?

Para obter as respostas, pergunte diretamente aos interessados e atue no que for possível.

Com isso, você se diferencia da concorrência e sua companhia ainda será lembrada quando o período difícil de isolamento social e recessão econômica passar.

Ferramentas para o home office contábil

A tecnologia faz cada vez mais parte do dia a dia dos profissionais.

Sistemas de gestão integrados e outros recursos tecnológicos foram incorporados à rotina, facilitando os processos e diminuindo as tarefas operacionais.

Com isso, o papel do contador se torna mais estratégico, pois ele passa a ter mais tempo para se dedicar a assuntos relevantes para o negócio e seus clientes.

Nesse cenário, as ferramentas tecnológicas também ganham força no home office para diminuir distâncias e aumentar a eficiência das operações.

Ferramentas para compartilhar documentos

Na rotina de home office, nem sempre é possível compartilhar documentos pela rede de servidores da empresa.

Por isso, as ferramentas online são a melhor solução. 

Acompanhe as que eu separei para você!

Dropbox

O Dropbox pode ser uma boa para quem utiliza mais de um computador e deseja compartilhar informações com segurança.

Box

O Box é uma ferramenta útil para organizar arquivos e ainda permite contas múltiplas.

Ou seja, os dados podem ser armazenados e divididos com os demais profissionais da empresa.

Google Drive

O Google Drive é ideal para quem deseja guardar e compartilhar informações na nuvem com segurança, bem como criar arquivos e sincronizar ao Gmail.

SlideShare

O SlideShare é recomendado para partilhar planilhas, apresentações e outros documentos.

Ubuntu One

A ferramenta de compartilhamento Ubuntu One também é interessante para quem deseja armazenar dados na nuvem.

Ferramentas para organizar tarefas e processos

Ferramentas para organizar tarefas e processos

Como eu já adiantei, gerenciar a equipe a distância pode ser um grande desafio.

Mas, com as ferramentas certas, esse processo pode ser mais fácil e rápido.

TagPlus

O TagPlus é ideal para os serviços de fluxo e controle de caixa, emissão de nota fiscal e boletos e consulta de pagamentos.

Slack

O Slack é recomendado para backups de fácil acesso, auxilia na troca de mensagem e é integrado a redes sociais.

Trello

Uma excelente ferramenta para organizar tarefas e processos é o Trello.

Com ele, você gerencia projetos e equipes, ajustando-os de acordo com a demanda dos usuários.

Ferramentas para se comunicar com clientes e equipe

As ferramentas de videoconferência têm um papel importante no home office.

Isso porque elas aproximam pessoas e têm baixo custo (ou mesmo nenhum, pois a maioria é gratuita).

Veja algumas das principais a seguir!

Skype

O Skype torna possível fazer a comunicação pela Internet utilizando conexões de voz e vídeo. 

Ele oferece versões pagas e gratuitas.

Zoom

O Zoom permite fazer videoconferências, reuniões online e utilizar o bate-papo, facilitando a colaboração móvel. 

A ferramenta também tem versões pagas e gratuitas.

Google Meet

O Google Meet é um serviço de comunicação por vídeo desenvolvido pelo Google.

Na versão gratuita, as videoconferências tem duração máxima de 60 minutos.

Conclusão

Como destaquei ao longo do texto, com disciplina, é viável otimizar o home office na contabilidade de maneira bastante eficiente.

Ao realizar um bom planejamento, priorizar uma comunicação direta e aliar os processos aos recursos online, você mantém a empresa produtiva e competitiva, atendendo às necessidades das pessoas que fazem parte do negócio.

Para mais dicas como essa, confira outros conteúdos no blog da Patrimonium Thinking.

E para se tornar um contador de sucesso, conheça e se inscreva no curso “Como tornar a contabilidade um negócio extremamente lucrativo”.

Com minha experiência, quero ajudar você a liderar seu escritório para os melhores resultados.

Márcio Bento

Contador, CEO da Patrimonium Contabilidade, fundada em 2011. Já atendeu mais de 1.000 clientes em 23 estados, com 15 anos de experiência na área.

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