Régua de cobrança: o que é e como usar para reduzir a inadimplência

Régua de cobrança: o que é e como usar para reduzir a inadimplência

Régua de cobrança o que é como usar para reduzir inadimplencia

Empresas que usam a régua de cobrança são, sem dúvida, mais exitosas na relação com clientes maus pagadores.

Bom mesmo seria vender e prestar serviços só à vista, mas como não é possível, precisamos de estratégias de redução de riscos que vão além da análise de crédito do comprador.

A régua de cobrança, nesse sentido, pode ser uma ferramenta muito eficiente, se implantada com critério. 

Afinal, por meio dela, os colaboradores de sua empresa têm um manual a seguir quando precisarem correr atrás daquele dinheiro que deveria ter caído no caixa, mas não caiu. 

Quer descobrir como funciona? Então, me acompanhe neste texto. 

Nele, vou mostrar a você como usar a régua de cobrança para evitar a inadimplência e melhorar sua gestão de contas a receber.

O que é régua de cobrança?

Régua de cobrança o que é

Régua de cobrança é uma ferramenta de gestão que padroniza o processo de cobrança de valores a receber, com intervenções antes e depois do prazo de vencimento.

Trata-se de um conjunto de medidas que são tomadas em sequência, obedecendo a critérios previamente definidos.

As medidas podem ser, desde um simples disparo de SMS a um protesto em cartório ou terceirização da dívida.

O foco da régua de cobrança é o recebimento de valores em atraso, mas a ferramenta contribui também para evitar que ocorra a inadimplência. 

Isso é possível graças aos lembretes que podem ser enviados aos clientes pouco antes do vencimento de um boleto, por exemplo. 

Afinal, ele pode estar com dinheiro no bolso, mas se esquecer de pagar a conta dentro do prazo. 

Como funciona uma régua de cobrança?

Régua de cobrança como funciona uma

A régua de cobrança é uma grande aliada do fluxo de caixa de uma empresa, seja seu escritório de contabilidade ou os negócios de seus clientes. 

Sem um procedimento de cobrança definido, fica mais difícil e confuso para sua equipe abordar os clientes inadimplentes. 

Não há um modo de fazer. 

Com a régua de cobrança, as abordagens são padronizadas e impessoais, sem tratamento diferenciado. 

O modelo varia conforme o tipo de negócio, meios de comunicação mais utilizados pelos clientes e formas de pagamento adotadas pela empresa. 

Dependendo da necessidade, a régua de cobrança pode ser executada manualmente ou automatizada por meio de sistemas de gestão (ERP).

A automatização, inclusive, torna o processo ainda mais eficiente ao filtrar informações que já constam na base de dados da organização. 

A importância da régua de cobrança para reduzir inadimplências

A inadimplência é um problema comum no dia a dia das empresas, independentemente do porte ou segmento. 

Por isso, é fundamental ter uma regra de cobrança eficiente. 

Por meio da ferramenta, o gestor tem mais previsibilidade de caixa e controle sobre a gestão de pagamentos.

Com a régua de cobrança, nenhum título em aberto cai no esquecimento.

Por falta de um procedimento padronizado, pode ocorrer também de a empresa demorar para agir contra um cliente inadimplente. 

E dentro de uma estratégia de cobrança, quem cobra primeiro tem mais chance de receber. 

Afinal, se o devedor estiver em situação financeira complicada, pode ser que não disponha de recursos suficientes para cumprir com todas as obrigações perante os credores. 

Quais são os tipos de régua de cobrança? 

Régua de cobrança quais soa os tipos

Uma estratégia de régua de cobrança pode ser implantada considerando diferentes meios de recebimento. 

Os principais são:

Boleto

O cliente pode receber o boleto de cobrança de diferentes maneiras, seja em seu endereço físico ou pelos canais digitais. 

Caso haja atraso, através da régua de cobrança é possível permitir que o próprio usuário atualize o boleto com multas e juros e efetue o pagamento. 

Cartão de crédito

A régua de cobrança via cartão de crédito é uma opção prática e muito usada, principalmente, por empresas que fazem cobranças recorrentes.

É o caso das prestadoras de serviços por assinatura, por exemplo. 

A cobrança geralmente é efetuada automaticamente, caso o cliente tenha limite disponível.

Débito em conta

A dinâmica de cobrança por meio do débito em conta se assemelha à do cartão de crédito. 

Muito usada por empresas que fazem cobranças recorrentes, trata-se de um método que depende do saldo na conta do cliente.

Depósito ou transferência

A régua de cobrança por depósito ou transferência, assim como o boleto bancário, carece de uma comunicação eficiente com o devedor.

Diferentemente da cobrança por cartão ou débito em conta, o depósito ou transferência depende totalmente da ação do cliente para o recebimento ser efetivado.

Como montar uma régua de cobrança?

Régua de cobrança como montar uma

O primeiro passo para montar uma régua de cobrança, seja em sua empresa de contabilidade ou na de seu cliente, é fazer o mapeamento das opções de pagamento. 

Formas de pagamento diferentes (cartão de crédito, boleto, transferência bancária, etc.) exigem estratégias diferentes de cobrança. 

O passo seguinte é definir os momentos mais oportunos para fazer a cobrança. 

Nesse processo de comunicação com o cliente, é preciso muita atenção ao tom de voz da mensagem. 

Lembretes quanto à aproximação do prazo de vencimento, por exemplo, precisam ser leves, de forma a não passar a ideia de cobrança e, sim, de lembrete.

Caso o título vença, nas etapas seguintes também é preciso atenção e cuidado com a abordagem.

A comunicação pode ser por telefone, e-mail ou mensagem, mas sem exageros.

Se mesmo assim o pagamento não for efetuado, os passos seguintes incluem notificação extrajudicial, protesto em cartório ou até a terceirização da dívida.

Conclusão 

O risco de inadimplência existe em qualquer negócio, mas não precisa ser um problema que comprometa o fluxo de caixa e os resultados de sua empresa.

A régua de cobrança, como vimos, é um instrumento eficiente na redução da inadimplência e na recuperação de créditos, que pode ser facilmente adotado. 

Ao padronizar processos, o método estabelece um conjunto de medidas que devem ser tomadas em sequência, antes e depois do vencimento de um título.

Assim, nenhuma dívida ficará no esquecimento e sua equipe saberá exatamente como lidar com cada uma delas. 

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Márcio Bento

Contador, CEO da Patrimonium Contabilidade, fundada em 2011. Já atendeu mais de 1.000 clientes em 23 estados, com 15 anos de experiência na área.

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