Quanto custa um funcionário: entenda como calcular (+DICAS)

Quanto custa um funcionário

Todo contador pode ajudar seus clientes esclarecendo quanto custa um funcionário.

Aliás, essa é uma informação que vale para qualificar a própria gestão do seu escritório, na montagem de uma equipe motivada para mostrar o valor dos seus serviços.

Se você tem dúvidas a respeito, não sabe exatamente o que pesa no custo de uma contratação e quer entender melhor o que incide sobre a folha de pagamento, é só seguir a leitura.

Preparei um guia completo com as informações que você precisa conhecer.

Mais do que isso, trago algumas provocações para que você pense com cuidado no custo de pessoal e consiga otimizar cada real aplicado no seu time.

Siga acompanhando!

Por que saber o custo de um funcionário?

Como profissional de contabilidade, você já sabe de todos os encargos trabalhistas e custos relacionados à contratação de um funcionário, não é mesmo?

Mas, além de descobrir o quanto eles pesam no caixa, por que é importante conhecer esses números?

Mais do que se manter em dia com as obrigações trabalhistas, você precisa compreender o quanto o empregado representa no orçamento do negócio.

O dado é fundamental para verificar se a pessoa contratada está entregando financeiramente resultados positivos para a empresa.

Então, você pode descobrir esses números extraindo, dos honorários que o escritório recebe, os gastos diretos com pessoal.

Essa é uma avaliação de gestão que indicará se o funcionário está se pagando e dando lucro à organização ou sendo um prejuízo.

Quanto custa um funcionário para uma empresa em cada regime?

De forma bem direta, vou falar sobre os principais custos envolvidos na manutenção de um colaborador na empresa.

São eles:

  • Salário, horas extras, adicionais, bonificações e outros
  • Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)
  • Contribuição à Previdência Social, pelo INSS
  • Contribuição ao Sistema S
  • Provisões para férias e multas.

No entanto, para cada modelo de contratação e regime tributário, os valores podem variar.

Então, veja quanto custa um colaborador em cada situação.

CLT

Pela Consolidação das Leis do Trabalho, o funcionário terá custos diferentes de acordo com o regime tributário.

Confira, assim, as alíquotas que devem ser aplicadas sobre o valor do salário em cada sistema de recolhimento de impostos.

Simples Nacional

  • Férias: 11,11%
  • 13º salário: 8,33%
  • FGTS: 8%
  • FGTS / Provisão de multa para rescisão: 4%
  • Previdenciário sobre 13º / Férias / DSR: 7,93%.

Lucro Presumido e Lucro Real

  • Férias: 11,11%
  • 13º salário: 8,33%
  • INSS: 20%
  • Seguro acidente de trabalho (SAT): 3%
  • Salário educação: 2,5%
  • Incra / SENAI / SESI / SEBRAE: 3,3%
  • FGTS: 8%
  • FGTS / Provisão de multa para rescisão: 4%
  • Previdenciário sobre 13º / Férias / DSR: 7,93%.

MEI

Da mesma forma que acontece para outras questões, a contratação do funcionário pelo regime de MEI é bem simplificada.

Assim, o microempreendedor individual deve calcular o custo do seu colaborador somando os seguintes percentuais:

  • INSS: 3% do salário mínimo
  • FGTS: 8% sobre o salário do trabalhador.

Meio período

Para o empregado contratado que trabalha 25 horas semanais ou 125 horas mensais, as alíquotas são as mesmas apresentadas para o regime integral.

A diferença, nesse caso, é que o custo total dele será proporcional às suas horas contratadas.

Terceirizado

Por fim, a contratação de um funcionário terceirizado não exige o pagamento de encargos trabalhistas.

Na prática, ele não é um empregado, ainda que compareça todos os dias na empresa. 

E cabe esclarecer também que o custo, nesse caso, se dá pelo preço estipulado pela contratada – é ela quem vai arcar com as despesas trabalhistas, por exemplo.

Afinal, como fazer o cálculo de custo do funcionário?

Para calcular o custo de um funcionário, você deve:

  1. Ter os dados do regime tributário pelo qual a empresa contratante é optante
  2. Descobrir as alíquotas referentes aos encargos trabalhistas
  3. Multiplicar as alíquotas encontradas pelo valor do salário pago ao funcionário – se houver horas extras, adicionais e outros pagamentos, também inclua os custos na sua conta, ok?

Você ainda pode fazer outras provisões mensais, caso deseje.

É importante colocar todas essas questões aos seus clientes, para que eles possam tomar decisões estratégicas de forma muito mais fácil.

Exemplo de planilhas de custo de funcionários

planilhas de custo de funcionários

Montar uma planilha de custo de funcionários não precisa ser um problema.

Você pode, por exemplo, se basear em modelos que encontra na internet, como este oferecido pelo Sebrae para empresas optantes pelo Simples Nacional.

Ou este outro aqui, também do Sebrae, agora para MEIs.

Ao mesmo tempo, é possível criar a sua própria planilha. Ela precisa ter informações como:

  • Salário base
  • Encargos sociais e trabalhistas, como INSS, FGTS, Férias e 13º salário
  • Comissões
  • Benefícios, como vale-transporte, vale-alimentação e plano de saúde

Veja um exemplo bem simples, considerando uma empresa com apenas três funcionários:

Salário baseINSSFGTSComissãoVale-alimentação
Funcionário 1R$ 1.045R$ 209R$ 83,6R$ 0R$ 500
Funcionário 2R$ 2.125R$ 425R$ 170R$ 214R$ 500
Funcionário 3R$ 1.850R$ 370R$ 148R$ 90R$ 500
R$ 5.020R$ 1.004R$ 401,6R$ 305R$ 1500
TOTALR$ 8.231

Você pode criar uma planilha no Excel ou Google Sheets e, com fórmulas simples, automatizar os resultados conforme insere as informações.

Dicas para ter sucesso na análise de custo dos funcionários

Você, como profissional de contabilidade, já conhece todos esses custos, certo?

Mas o que talvez ainda não tenha muito conhecimento é sobre como gerenciar a folha de pagamento a fim de ter os melhores resultados para seu negócio contábil.

Por isso, trouxe dicas exclusivas para você implementar em seu escritório e, de quebra, utilizar esse conhecimento na assistência aos clientes.

Tenha uma demonstração de resultados da sua empresa

Não faça dos demonstrativos apenas uma obrigação contábil.

Mantenha os cálculos em dia no seu balancete para que consiga visualizar, com bastante clareza, o quanto um funcionário custa ao seu negócio.

Assim, será mais fácil entender o que cada um deles representa nos seus gastos e, a partir disso, tomar as melhores decisões.

Saiba o honorário da sua equipe

Utilize os números a favor da sua gestão.

Entenda como cada funcionário custa dentro do valor recebido como honorário, então, calcule o montante correspondente ao que seria o salário do seu colaborador.

Dessa forma, você conseguirá entender se a remuneração paga a ele agrega ou não lucratividade ao negócio com base na sua receita.

Identifique as metas que você deseja alcançar

O quanto determinado funcionário representa no sucesso do seu negócio? Será que ele está sendo subestimado ou superestimado nos resultados?

Para saber esse dado, você precisa ter em mente o papel dele na empresa e, de maneira estratégica, a sua importância e função para o futuro do escritório.

Ao determinar metas e valores, ficará mais fácil entender a participação dos colaboradores no negócio.

Defina a meta dos clientes, do honorário e dos resultados

Você sabe dizer quantos clientes seu funcionário consegue atender adequadamente?

Essa é uma informação preciosa para que você seja capaz de ratear custos, demandas e, é claro, resultados esperados.

Detalhe a gestão do negócio

“O que não pode ser medido, não pode ser gerenciado” – você certamente já ouviu isso por aí.

Portanto, aperfeiçoe a sua gestão para obter melhores performances com o valor investido na sua equipe.

Estipule objetivos bem definidos, crie métricas e, então, avalie os resultados comparando o que seu time entregou com os custos despendidos.

Acompanhe a sua equipe

Pois é, contador, é o olho do dono que faz o boi engordar.

Assim, para que seus colaboradores tenham o melhor desempenho, você precisa acompanhar o trabalho da equipe bem de perto.

Como otimizar os custos com funcionários?

custos com funcionários

Agora, trago dicas práticas para que você consiga enxugar ao máximo seus custos com a folha de pagamento.

Confira!

Procure o regime tributário ideal

Como você viu, as alíquotas dos encargos trabalhistas variam conforme os regimes tributários.

Então, a escolha pelo modelo certo pode fazer toda a diferença na sua folha de pagamentos.

Não sabe por onde começar? Leia meu artigo sobre planejamento tributário.

Reduza os custos não estratégicos

Você pode tentar cortar custos não essenciais da sua equipe, mas tenha atenção para não mexer em contas que afetem diretamente a motivação do time.

Se os gastos com os colaboradores já estão no mínimo possível e não há mais para onde correr, pode ser uma boa opção tentar reduzir outras despesas da empresa.

Lembre que, especialmente no segmento de prestação de serviços, a qualidade da mão de obra é fundamental.

Assim, tente não prejudicar o seu trabalho reduzindo despesas com colaboradores essenciais ao funcionamento do escritório.

Use a tecnologia e automatize processos

Pare um tempinho e pense em todos os processos que sua empresa executa.

Quais deles poderiam ser automatizados e realizados com mais precisão, qualidade e menor custo?

Talvez seja necessário um investimento inicial maior para automatizar certas tarefas, mas com o tempo, a própria operação vai se pagando.

Além disso, a tendência é de que, com a automatização, os custos diminuam com o passar dos anos – ao contrário do que acontece com a mão de obra contratada habitualmente.

Tenho mais um conteúdo que vai ajudar você – este sobre a escolha de um sistema contábil.

Pesquise pelos modelos de contratação

Nem sempre a sua empresa vai precisar, de imediato, de um funcionário alocado em tempo integral no regime CLT.

Em alguns casos, pode ser mais interessante financeiramente contratar um trabalhador em meio período.

Em outros, um freelancer pode ser uma boa opção.

Tudo vai depender do período de tempo para o qual você precisa do profissional, do seu dinheiro em caixa e, é claro, da legislação.

Com a Reforma Trabalhista de 2017, por exemplo, muitas funções passaram a poder serem terceirizadas de maneira legal.

A terceirização tende a baratear os custos com a admissão de mão de obra, assim como os contratos de pessoa jurídica e outros formatos agora permitidos.

Então, estude as possibilidades e encontre o melhor tipo de contratação para o seu negócio.

Conclusão

Você viu que é preciso levar em consideração alguns aspectos técnicos da empresa, como regime tributário e modelo de contratação, para saber quanto custa um funcionário.

Mas, além disso, é necessário que você tenha um olhar diferenciado sobre esses valores, a fim de ter uma folha de pagamento que seja interessante para os resultados do negócio.

Quer receber outras dicas a respeito de contabilidade e como tornar seu escritório em uma empresa lucrativa?

Então, continue com sua leitura pelo blog da Patrimonium Thinking e acompanhe meus conteúdos exclusivos.

E como última dica, garanta sua inscrição no curso “Como tornar a contabilidade um negócio extremamente lucrativo” e lidere o seu escritório rumo ao sucesso!

Márcio Bento

Contador, CEO da Patrimonium Contabilidade, fundada em 2011. Já atendeu mais de 1.000 clientes em 23 estados, com 15 anos de experiência na área.

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