Livro Caixa: O que é, como preencher, modelo e dicas

Livro Caixa: O que é, como preencher, modelo e dicas

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O livro caixa é uma daquelas ferramentas básicas, mas indispensáveis à organização financeira de toda empresa. 

Até os microempreendedores individuais (MEIs), muitos deles autônomos e que trabalham sozinhos, precisam de um livro caixa. 

Sem esse instrumento, fica difícil controlar o entra e sai de dinheiro – e finanças sem controle colocam em risco a saúde do negócio como um todo.

Muitos empresários, principalmente de pequeno porte, reclamam que trabalham, trabalham, mas o dinheiro não aparece. 

O problema, quase sempre, está na falta de controle e organização – mas tem solução.

Quer saber como o livro caixa pode ajudar a transformar a rotina de sua empresa? 

Então, me acompanhe ao longo das próximas linhas.

O que é um livro caixa?

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Livro caixa é um documento no qual são registradas todas as entradas e saídas do caixa da empresa. 

Podemos compará-lo a um diário de bordo empresarial que capta toda a movimentação monetária.

As entradas podem ser vendas à vista, recebimento de boleto de alguma venda feita anteriormente, juros de investimentos financeiros, dentre outras receitas.

As saídas são os pagamentos efetuados, como nota fiscal de fornecedores, impostos, conta de água e luz, boleto de financiamento, dentre outras.

Ao final de cada período, o administrador tem à disposição o registro de todas as movimentações e sabe exatamente qual é o saldo financeiro. 

O livro caixa é um instrumento indispensável a qualquer empresa, independentemente do porte ou segmento. 

São os seus registros que ajudarão na escrituração contábil do negócio e na prestação de contas junto aos órgãos governamentais, como a Receita Federal.

As anotações podem ser feitas manualmente em um livro físico ou em uma planilha eletrônica ou software específico. 

A escolha vai depender do tamanho, perfil e necessidade de cada empresa.

Profissionais liberais ou micro e pequenas empresas talvez não precisem de sistemas avançados para fazer o livro caixa. 

Um simples caderno, aplicativo ou planilha pode ser o suficiente.

Empresas com grande movimentação diária de entrada e saída, por outro lado, necessitam de sistemas integrados e com alto nível de sofisticação. 

Por meio de soluções tecnológicas, o empresário ganha tempo com automatização de processos e reduz os riscos de erros de lançamento.

Para que serve um livro caixa?

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O livro caixa tem como função garantir o controle detalhado das entradas e saídas de dinheiro em uma organização

É fornecedor primário de informações para outros relatórios e demonstrativos contábeis, como:

  • Demonstração de Fluxo de Caixa (DFC)
  • Demonstrativo de Resultado de Exercício (DRE)
  • Balanço Patrimonial, dentre outros relatórios.

Com os pagamentos e recebimentos devidamente controlados e detalhadamente identificados, a escrituração contábil fica mais fácil de ser elaborada.

A partir das informações do livro caixa, é possível construir demonstrativos fidedignos e estabelecer indicadores financeiros essenciais à boa gestão. 

É importante ressaltar que o livro caixa não informa se uma empresa está sendo ou não lucrativa, se os resultados estão ou não dentro do esperado ou se o retorno sobre o investimento tem sido satisfatório. 

Ele apenas registra as entradas e saídas de determinado período de tempo, considerando o saldo inicial e o final.

Suas informações, contudo, ajudam a consolidar dados que vão indicar ao gestor se a empresa vai bem ou se precisa de uma mudança de rota. 

O livro caixa é o instrumento que está mais próximo das operações cotidianas de uma organização, ao registrar as operações no detalhe.

Precisa saber quando o recém-chegado lote de mercadorias foi pago? No livro caixa, tem. 

Quanto foi gasto com combustível em determinado dia da semana? Também.

Como você pode perceber, é impossível manter as finanças organizadas sem o controle de crédito e débito do livro caixa.

Qual é a diferença entre um livro caixa e o fluxo de caixa? 

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Muitos empreendedores acham que livro caixa e fluxo de caixa são a mesma coisa, mas não são. 

Apesar de semelhantes em alguns aspectos, os dois conceitos são tratados separadamente dentro da contabilidade.

O livro, como vimos, é o registro (geralmente diário) de todos os pagamentos e recebimentos.

Se a loja fez uma venda, mas o dinheiro ainda não entrou, a transação não é registrada no livro caixa. 

O registro só será feito quando os recursos forem efetivamente recebidos.

O fluxo de caixa é mais abrangente. Além de registrar entradas e saídas, também prevê recebimentos e pagamentos futuros. 

Outra diferença está na periodicidade. 

O livro caixa geralmente registra operações em espaços mais curtos de tempo.

O fluxo de caixa considera períodos maiores e contempla outras informações que permitem fazer estimativas sobre a performance futura da empresa.

Quais empresas devem ter um livro caixa?

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O livro é uma importante ferramenta de gestão financeira que pode e deve ser adotada por empresas de qualquer porte, até pelo microempreendedor individual (MEI). 

Como vimos, trata-se de um instrumento básico de controle.

Suas informações subsidiam outros relatórios e demonstrativos contábeis, sendo “matéria-prima” para a implantação de indicadores úteis à tomada de decisão

Além disso, o livro caixa também é uma exigência legal para empresas que se enquadram em alguns regimes tributários. 

Conforme a Lei Complementar 123/2006, as empresas que adotam o Simples Nacional como regime tributário são obrigadas, dentre outras obrigações acessórias, a manter o livro caixa com toda “escrituração financeira e bancária”.

Quais informações devem constar no livro?

O livro caixa deve conter, basicamente, cinco tipos de informação:

  1. Data da movimentação: quando ocorreu a entrada ou saída de dinheiro do caixa
  2. Entrada: quanto a empresa recebeu, seja receita de vendas ou não
  3. Saída: quanto foi gasto com pagamentos
  4. Breve descrição ou histórico: explicação objetiva sobre o motivo da movimentação 
  5. Saldo: quanto sobrou (ou faltou) no final do período após todas as entradas e saídas. 

Geralmente, o livro caixa é realizado todos os dias. Ou seja, no expediente seguinte, abre-se uma nova planilha ou documento para os registros daquele dia.

Mas pode ocorrer também de os registros serem feitos semanalmente ou mensalmente. 

Depende do tamanho do fluxo de movimentações de cada empresa e da preferência do gestor.

Como fazer a escrituração de um livro caixa?

A primeira informação a constar no livro caixa é o saldo anterior. 

A partir dele, as entradas vão sendo somadas e as saídas, subtraídas do cálculo. 

Nos sistemas e planilhas, o cálculo é feito automaticamente à medida que as informações são inseridas. 

Nos casos do livro físico, o preenchimento e o cálculo são feitos manualmente.

Ao final de cada período, o saldo contabilizado entra no cálculo do livro caixa do dia seguinte e assim sucessivamente.

Modelo de livro caixa

A seguir, confira um modelo de livro caixa na forma de tabela e veja como são feitos os lançamentos dos créditos ou débitos.

Perceba que cada linha corresponde a uma movimentação distinta: saldo, entrada e saída. 

DataDescriçãoEntradaSaídaSaldo
01/01/2020Saldo anteriorR$ 2.500,00
02/01/2020Recebimento de venda à vistaR$ 1.430,00R$ 3.930,00
03/01/2020Abastecimento de veículo do diretorR$ 350,00R$ 3.580,00
04/01/2020Recebimento de duplicata 03/2020R$ 2.456,00R$ 6.036,00
05/01/2020Pagamento de fatura de águaR$ 150,00R$ 5.886,00
Saldo finalR$ 5.886,00

3 Dicas de como preencher um livro caixa

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Agora que você sabe o que é e para que serve o livro caixa, confira a seguir algumas dicas sobre como preenchê-lo corretamente.

Insira as informações em ordem cronológica

Todas as informações referentes aos pagamentos e recebimentos devem ser informados em ordem cronológica, seguindo o rito dos acontecimentos. 

Informações desorganizadas e fora de ordem podem confundir o gestor e induzi-lo a erros. 

Mantenha a planilha sempre atualizada

Empresas são como organismos vivos: estão sempre em movimento. 

A planilha do livro caixa deve acompanhar a dinâmica do negócio e estar sempre atualizada

Informações desatualizadas têm pouca ou nenhuma utilidade nas análises de gestão e tomadas de decisão. 

Participe como um especialista

Sempre que precisar, o empresário deve recorrer a um profissional de contabilidade para auxiliar nos serviços de escrituração de sua empresa. 

Além de essencial ao dia a dia do negócio, a contabilidade organizada mantém a empresa em dia perante os órgãos governamentais, evitando prejuízos e dores de cabeça.

Você, contador, tem o dever de conversar com seu cliente e adotar uma abordagem consultiva para os melhores resultados.

Conclusão 

Espero, com este artigo, ter ajudado você a compreender melhor o que é e para que serve o livro caixa.

Como pôde perceber, não é nada complicado. Dependendo da situação, até uma caderneta de papel serve ao propósito.

Mas é preciso disciplina para fazer os lançamentos corretamente. Do contrário, nem o melhor software de gestão resolverá.

O controle financeiro, como bem sabemos, é essencial para o bom funcionamento dos negócios. 

Todo pequeno empresário deseja ver seu negócio crescer, se desenvolver e gerar cada vez mais valor. 

O crescimento, contudo, só será sustentável se a empresa estiver preparada e bem organizada financeiramente.

Nesse sentido, muito ajuda ter o apoio de um bom contador.

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Márcio Bento

Contador, CEO da Patrimonium Contabilidade, fundada em 2011. Já atendeu mais de 1.000 clientes em 23 estados, com 15 anos de experiência na área.

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