Como fazer folha de pagamento: Veja o passo a passo do cálculo -

Como fazer folha de pagamento: Veja o passo a passo do cálculo

como fazer folha de pagamento: veja o passo a passo do cálculo

Há muitas razões para aprender como fazer folha de pagamento, tanto para quem está à frente de um negócio quanto para quem presta assessoria contábil.

Para contadores, aliás, saber elaborar o documento e fazer todos os cálculos é um conhecimento obrigatório – e que pode trazer muitas oportunidades.

Então, é melhor você tirar todas as suas dúvidas agora e aproveitar este artigo sobre o tema.

Pronto para aprender como fazer folha de pagamento passo a passo?

Vamos lá!

O que é folha de pagamento?

Antes de aprender como fazer folha de pagamento, é importante saber o que é exatamente esse documento.

Isso vale mesmo para você, contador, que terá muitas vezes que ser didático com seus clientes.

Basicamente, a folha de pagamento é a relação de informações sobre as remunerações recebidas pelos colaboradores de uma empresa, que possui função operacional, contábil e fiscal. 

Ela deve ser elaborada mensalmente para contabilizar os valores devidos aos funcionários, incluindo o salário, horas extras, benefícios, adicionais e adiantamentos. 

Além disso, inclui todos os descontos legais referentes a impostos e contribuições, como o FGTS e o INSS.

A partir do fechamento da folha de pagamento, os colaboradores recebem o famoso holerite, que é seu demonstrativo com todos os cálculos realizados e o valor do salário (bruto e líquido). 

A lei da folha de pagamento

De acordo com o Art. 225 do Decreto nº 3.048 de 6 de maio de 1999, a folha de pagamento é uma das obrigações acessórias de toda empresa que contrata funcionários.

Só para deixar claro, as obrigações acessórias são declarações que devem ser entregues ao Fisco periodicamente pela empresa, enquanto as obrigações principais são os próprios tributos pagos ao governo.

Assim, de acordo com a lei, a empresa tem o dever de: 

“Preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos”. 

Além disso, também é obrigatório lançar todas as contribuições na contabilidade do negócio e enviar as informações da folha ao governo por meio do eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas). 

Qual é a importância da folha de pagamento para a empresa?

Fazer a folha de pagamento é uma das rotinas administrativas essenciais de toda empresa.

Em um único documento, são registradas todas as informações sobre as remunerações dos colaboradores, facilitando o controle da empresa e a conformidade com a legislação trabalhista.

A folha de salários também é a base para apuração e recolhimento de impostos relacionados aos trabalhadores. 

Além disso, ela tem validade jurídica e pode servir para comprovação de renda, ou mesmo ser usada para a defesa da empresa em eventuais processos trabalhistas.

Quais informações devem estar na folha de pagamento?

quais informações devem estar na folha de pagamento - Patrimonium Thinking

Para entender como fazer a folha de pagamento, é preciso saber quais informações não podem faltar nesse documento.

Abaixo, você conhece as principais. 

Classificação dos colaboradores

Na folha de pagamento, os colaboradores são classificados conforme seu vínculo empregatício, que pode ser de empregado, trabalhador avulso, autônomo, temporário, freelancer, entre outras possibilidades.

Além disso, também são categorizados por cargo e função. 

Jornada de trabalho 

É o conjunto de informações sobre horas extras, faltas, atrasos, afastamentos e tudo que diz respeito à jornada de trabalho de cada colaborador. 

Encargos e impostos

Na parte de encargos e impostos, são registrados os descontos do INSS e IRRF, que garantem a aposentadoria do colaborador e regularidade com o Fisco. 

Vale-transporte

Por lei, a empresa pode descontar até 6% do vale-transporte dos funcionários na folha de pagamento.

Vale-refeição

A empresa não é obrigada por lei a pagar vale-refeição, mas tem direito de descontar até 20% do benefício em folha caso ofereça VR aos funcionários. 

Adicionais 

Os adicionais garantidos por lei também precisam ser registrados na folha de pagamento.

Os mais comuns são o adicional noturno, adicional de insalubridade e adicional de periculosidade. 

Outros descontos

Outros descontos que precisam ser lançados são o da contribuição sindical, adiantamentos, faltas e atrasos.

Como fazer o cálculo da folha de pagamento?

como fazer o cálculo da folha de pagamento - Patrimonium Thinking

Para fazer o cálculo da folha de pagamento, você precisa ter todas as informações acima e manter os dados dos funcionários sempre atualizados.

O ponto de partida é o salário bruto e a jornada de trabalho realizada no mês, que permite chegar à remuneração total do funcionário no período. 

Com esse valor em mãos, você terá que adicionar todos os proventos e subtrair todos os descontos para chegar ao salário líquido.

Exemplo prático de como calcular a folha de pagamento 

Nada melhor que aprender como fazer folha de pagamento com um exemplo, concorda?

Então, vamos a ele!

Supondo que um funcionário tenha os seguintes dados:

  • Salário: R$ 2 mil
  • Jornada: 220h/mês
  • Adicional de insalubridade: 10%.

Nesse caso, o valor do salário bruto seria de R$ 2.200,00 nesse período. 

Agora vamos subtrair os seguintes descontos:

  • INSS: 12% (alíquota progressiva para salários entre R$ 2.098,61 e R$ 3.134,40)
  • IRRF: 7,50% com dedução de R$ 142,80
  • Vale-transporte: 6%.

Considerando o novo sistema de alíquotas progressivas do INSS, o cálculo fica assim:

  • 1ª faixa (7,5%): R$ 150,00 
  • 2ª faixa (9%): R$ 94,01
  • 3ª faixa: (12%): R$ 13,24
  • Total: R$ 257,25 de INSS.

Para calcular o IRRF, basta deduzir os 7,5% do salário bruto menos INSS (R$ 1.942,75) e descontar a parcela de R$ 142,80, chegando a R$ 134,99.

Depois, o VT é descontado sobre o salário bruto, totalizando R$ 132,00.

No final, temos:

VencimentosDescontos
Salário 30 dias: R$ 2.000INSS: R$ 257,25
Adicional de insalubridade: R$ 200,00IRRF: R$ 134,99
VT: R$ 132,00
Total: R$ 2.200,00Total após descontos: R$ 1.675,76

Conclusão

Agora que você sabe como fazer folha de pagamento, deve imaginar que o cálculo é um tanto trabalhoso para as empresas – e fica mais complexo conforme o número de colaboradores aumenta.

Não à toa, todo negócio precisa de um escritório de contabilidade ou contador para cuidar das rotinas trabalhistas e deixar a folha de salários sempre em dia.

Percebe o tamanho da oportunidade para prestar serviços e conquistar a confiança dos clientes?

Por isso, a Patrimonium Thinking recomenda que você domine a folha de pagamento e transforme essa habilidade em um grande negócio. 

E se você quer se tornar um contador de sucesso, o curso Como tornar a contabilidade um negócio extremamente lucrativo é o melhor caminho para chegar lá.

Márcio Bento

Contador, CEO da Patrimonium Contabilidade, fundada em 2011. Já atendeu mais de 1.000 clientes em 23 estados, com 15 anos de experiência na área.

Criado e desenvolvido por Olah Comunicação Digital.